A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero. Se recogen a continuación algunas respuestas a las consultas más habituales.
¿En qué casos no es necesaria la legalización?
Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.
El acuerdo más relevante en esta materia vigente en la actualidad es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.
Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Quien necesite obtenerlo, debe informarse en el Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214). Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.
Además existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos. En este texto informativo elaborado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación puede consultarse a qué países y tipos de documentos se aplican.
Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.
¿Qué documentos pueden legalizarse?
Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.
¿Cuánto cuesta legalizar un documento?
La legalización será gratuita cuando la realice la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55). En caso de efectuarse en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa. Para información más específica se recomienda contactar directamente con la representación de España en el extranjero que corresponda.
¿Caducan las legalizaciones?
No. La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.
¿Qué documentos emitidos por las autoridades españolas están destinados a utilizarse en el extranjero?
De todos los documentos elaborados por las autoridades de nuestro país, los siguientes pueden tener efecto en el exterior:
Emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.
Su legalización debe ser efectuada en primer lugar en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Juan de Mena, 4– 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y en segundo lugar por las embajadas y consulados en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por las Comunidades Autónomas
Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.
Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden: la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva (en esta lista pueden consultarse las direcciones y datos de contacto de todas ellas); la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y las embajadas y consulados en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)
La legalización de éstos corresponde en primer lugar al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones. La primera de ellas se aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. La segunda es de carácter general y abre para todos la vía judicial o notarial.
Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a las embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.
Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden: notarios, colegios notariales (consultar el siguiente listado de los existentes en España), Ministerio de Justicia-Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Judiciales
En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.
Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente (las direcciones se pueden consultar en esta lista); Ministerio de Justicia-Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
– Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación (C/ Ribera del Loira 12 – 28042 Madrid. Tel: 91 590 69 00).
– Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes (consultar lista). Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España. Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la embajada o consulado de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento para culminar su proceso de legalización.
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
Académicos
Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.
Los documentos oficiales de enseñanza superior.
Son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones (Paseo del Prado, Nº 28 Entreplanta – 28014 Madrid). Los no universitarios deberá legalizarlos el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios (C/ Los Madrazo, nº 15 3ª planta – 28071 Madrid). Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
Los documentos oficiales de enseñanza no superior
Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas
En esto casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial (ver lista de los existentes en España) o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia (C/ de la Bolsa, 8 – 28012 Madrid).
En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.
De entidades religiosas
Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55). También podrá realizarse este trámite por vía notarial.
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
– Los inscritos en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, precisarán la legalización de: el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio, la unidad de Legalizaciones del Ministerio de Justicia (C/ San Bernardo, nº 45 – 28071 Madrid. Tel: 91 390 20 10) y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
– Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial.
En ambos casos, el proceso de legalización concluirá con la legalización por parte de la representación de España en el país de destino.
Certificados médicos
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º – 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80) o al colegio médico de su provincia. La lista de estos últimos puede consultarse en el siguiente enlace.
Certificados veterinarios
Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación /Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos.
Este certificado ha de legalizarse:
– En la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, situado en la calle Almagro, 33, Madrid.
– En el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación –Sección de Legalizaciones.
– Y, finalmente, en la Representación Diplomática o Consular, acreditada en España, del país en que va a surtir efecto el documento, donde se aconseja consultar sobre otros posibles requisitos que puedan afectar la exportación de mascotas al país de destino.
¿Puede denegarse la legalización de un documento?
Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:
– Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
– Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
– Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).
¿Qué documentos extranjeros pueden legalizarse para ser utilizados en España?
La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá:
– Documentos públicos originales
– Copias de los mismos expedidas por el organismo emisor
– Copias compulsadas por las representaciones de España en el extranjero de documentos que previamente hayan sido legalizadas por vía diplomática o apostillados
– Copias notariales
¿Deben traducirse los documentos que se desea legalizar?
Para aquellos documentos emitidos por las autoridades españolas que vayan a tener efecto en el extranjero el interesado debe consultar la legislación local, que es la que establece la necesidad o no de traducción. Lo normal es que la mayor parte de los países solamente acepten documentos en su idioma o idiomas oficiales.
Los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben estar traducidos al español. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales:
– Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional)
– Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)
– Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)
¿Qué es la legalización por vía diplomática y en que casos se utiliza?
La legalización por vía diplomática es el procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de convenios destinados a facilitar este trámite. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento.
Si se trata de un documento expedido por una autoridad no consular en el país de origen del documento intervendrá únicamente el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado de origen y la representación diplomática o consular española en dicho Estado.
Si se trata de un documento expedido por una autoridad consular debidamente acreditada en España, intervendrá en la legalización únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España.
De acuerdo con la normativa aplicable a cada caso, los siguientes documentos están exentos de legalización:
• Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España
• Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.
Los documentos extranjeros que hayan sido legalizados por los Consulados o Embajadas de España en el extranjero que porten una etiqueta transparente de seguridad no necesitan ser legalizados en esta sección de legalizaciones.
¿Cómo se legalizan los documentos relacionados con el comercio de material bélico o similar?
Los documentos extranjeros relacionados con las transacciones de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto una utilización militar como civil) pueden ser legalizados por la representación de España en el país emisor y/o por la representación del estado emisor en nuestro país. En ambos casos, el trámite deberá realizarlo un diplomático con firma registrada en la Sección de Legalizaciones de este Ministerio.
Los documentos de esta naturaleza requieren además una legalización ulterior por parte del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
¿Qué documentos emitidos por las embajadas y consulados extranjeros en España son legalizados directamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación?
Las representaciones extranjeras en España incluidas en esta lista emiten algunos documentos, como certificados de antecedentes penales y certificados de actos inscritos en registros civiles locales que son legalizados de forma directa por la Sección de Legalizaciones, con el consiguiente ahorro de molestias para el ciudadano.
El trámite de legalización de documentos puede ser en algunos casos complicado, largo y farragoso para los interesados. Consciente de ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación ha habilitado un número de teléfono 91 379 16 55 y una dirección de correo electrónico legalizaciones@maec.es para resolver las dudas que se les planteen a los ciudadanos. En caso de escribir un correo electrónico, se ruega incluir nombre, apellido y teléfono de contacto. actualización septiembre 2014 http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiEstasEnElExtranjero/Documents/Convenioseximenlegalizacion.pdf
